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名刺交換

名刺の扱いと管理

名刺は会社、そして自分のことをビジネス相手に知らせるためのものです。
スムーズに仕事を進めるためには、まず挨拶と名刺交換が肝心です。普段あまり名刺 のことは気にかけない人もいるでしょう。
ですが、相手に好印象を与えるためにも、名刺に関するビジネスマナーは重要です。

・名刺の扱い方
それでは、さっそく名刺の扱い方のポイントを見ていくことにしましょう。とりあえず、どんな方法でも相手の手に渡ればいいというものではありません。名刺の扱い方にも、ちゃんとしたビジネスマナーがあるんです。

・文字などが見えるように持つ
名刺を手渡すときには、持つ場所にも決まりがあります。
社名や部署名、自分の名前などが印刷されている部分がハッキリ見えるように、名刺の隅を持つようにしましょう。

・必ず両手で扱う
受け取った名刺だけでなく、自分の名刺もできるだけ両手で丁寧に扱うように心がけましょう。また、受け取るときは両手の指をそろえて伸ばし、名刺を親指で軽くおさえるといいです。

・手は胸の高さで
名刺を持つときは、手を胸の高さにもってくるのが基本です。
そして、相手の胸の高さに差し出しましょう。名刺を受け取った手をそのまま下に下ろすと、相手にあまりいい印象を与えません。立ったままの会話中は、胸の高さでキープするようにしましょう。テーブル席の場合は、テーブルの上に置きましょう。

・名刺の管理
さて、次は名刺の管理ですが、みなさんはきちんと「名刺入れ」に入れていますか?「名刺入れ」には入れずに、スーツのポケットやお財布、定期入れ、バッグに直接入れたりしている人もいるのではないでしょうか?
まずは形から入るのも、ときには大切なことです。名刺に関する第一のビジネスマナーになります。まだ持っていない人は「名刺入れ」を購入しましょう。デパートのお財布売り場、文房具店などで購入することができます。デザインよりも、取り出しやすさなどの機能性を重視して選びましょう。さらに業種別、役職別というようにファイリングも探しやすいよう、自分なりに工夫してみてください。
このほか、増え続ける名刺の情報を必要なときに素早く取り出すのに便利なのが、名刺管理ソフトです!早いうちにこういったソフトを活用して名刺の情報をデータ化しておけば、その後で万が一名刺をなくしてしまっても安心ですね。

・名刺にひと工夫!
大勢からもらっていると、名刺をひと目見ただけでは、その人の印象などは分からなくなっているでしょう。そんなふうに、思い出せなくなってしまう前に、名刺を受け取ったら、会社に戻ったとき、または家に帰ってから名刺の裏にお会いした日付、場所やお会いした人の特徴・印象を簡単にでいいので書きましょう。

・名刺の補充も忘れずに
出かける前やお客様をお迎えするときには、前もって必ず必要枚数を用意しておきましょう。
また、相手が大人数の場合も予想して少し多めに用意しておくと、途中で足りなくなって慌てることもありません。いつ名刺を使わなければいけないことになるか分からないので、日頃からストックをこまめにチェックするようにしてくださいね。途中で不足しないためのビジネスマナーにも気を配りましょう。
とは言っても、予期せぬ事態に名刺が足りなくなることもあります。そういうときには、「申し訳ございません、名刺を切らしてしまいまして…」とお詫びをしたうえで、相手の名刺を受け取る際に、社名と自分の名前を言います。

名刺交換のしかた

名刺交換は、相手がいて初めて成り立つものです。特に初めての名刺交換は、緊張してしまうことも多いでしょう。その緊張の中でもビジネスマナーさえ、ちゃんと守っていれば失敗もありません。

・基本的な名刺交換のしかた
まずは、基本的な名刺交換のしかたを見ていくことにしましょう。
名刺の渡し方・受け取り方を紹介します。この時点で、もうアナタの第一印象が決まってしまうので、できるだけ明るくさわやか、正しいビジネスマナーで良い印象を与えるように心がけましょう。

名刺の渡し方
  1. 社名と部署名、名前を、相手にはっきり聞こえるように声に出して言い、「よろしくお願いいたします」と挨拶しながら、渡しましょう。
  2. 名刺は両手にやさしく持ち、相手が名刺を読める向きで渡しましょう。
  3. 相手の正面に立って、姿勢よく渡しましょう。テーブル越しや、座ったままというのは失礼にあたるので気をつけてください。

名刺の受け取り方
  1. 名刺を受け取るときは、「頂戴いたします」や「ありがとうございます」と挨拶しながら、受け取りましょう。
  2. 「名刺入れ」を持っている場合は、右手で名刺の隅を持ち、「名刺入れ」を持った左手は添えるようにして受け取ります。
  3. 相手が名乗ったら、「○○様ですね」と復唱すれば、相手の顔や名前が覚えやすくなりますよ。分
名刺交換のしかた

・名刺交換で困ったとき
名刺交換で困ったことはいろいろあると思いますが、ここで3つのケースを取り上げてみます。ビジネスマナー通りに行動すれば、うまくいきます。

・名前の読み方が分からないとき
難しい漢字の名前だったり、何通りもの読み方がある場合は、必ず名刺を受け取ったそのときに聞くようにしてください。読み方を聞くことができるのは、このときだけ。あとで聞くのは、かえって失礼にあたります。
また、当て字の場合もあるため、自分で調べるのも難しいですね。人の名前は色々あるので、読み方が分からなくても恥ずかしいことではありません。分からないと思った時点で、聞きましょう。

・両者同時に差し出したとき
名刺交換で予想外にあたふたしてしまうのが、相手と同じタイミングで自分も名刺を差し出してしまうとき。そういう場合、右手に自分の名刺を持ち、左手を使って相手の名刺の左端を持ちましょう。
そして、相手が自分の名刺を取るのを待って、空いた右手を添えて相手の名刺を受け取りましょう。また、目下のほうから名乗るのがビジネスマナーです。

・名刺を切らしてしまったとき
名刺の扱い方と管理のページでも触れているように、名刺交換をする人数が多いときなどは名刺を切らしてしまうこともあります。必ずお詫びの言葉を言ってから、社名と自分の名前を名乗りましょう。
名刺は次回会ったときに渡す、もしくは郵送することもできます。

・複数人との名刺交換
訪問先を訪ねたときなどは、応接室などへ入ってくる順番に注意を向けましょう。
一般的には地位が上の人から入室してきます。なので、入室の順番から名刺を渡す順番もだいたい分かるでしょう。
相手が着席している場合、席次を見てみましょう。序列があれば、奥から序列が上の人が座るので、奥に座っている人から順番に差し出しましょう。
また「名刺入れ」を持ったまま次々と名刺交換していく場合、左手で「名刺入れ」を持ち、手のひらと「名刺入れ」のすき間に名刺を挟むようにしましょう。

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